Правила ксерокопирования и сканирования в ГПИБ (для сотрудников)

Копирование документов в настоящее время - одна из необходимых форм деятельности библиотек. С одной стороны, это распространенная услуга, оказываемая читателям, а с другой - это мера, обеспечивающая сохранность фондов, позволяющая при необходимости производить замену оригинала копией.

При ксерокопировании и сканировании библиотечные документы подвергаются определенному риску, а именно: происходит повреждение корешка переплета, если он с силой раскрывается и прижимается к стеклу копировальной машины; при перелистывании страницы могут загибаться и рваться; слабая и ломкая бумага легко повреждается. Кроме этого во время ксерокопирования документ подвергается хотя и кратковременному, но интенсивному воздействию ультрафиолетового излучения, которое разрушает бумагу. Более щадящим для документа является фотокопирование.

В связи с этим сотрудникам библиотеки необходимо придерживаться следующих правил:

1. Издания из отделов редкой книги, справочно-библиографического, фондов русского зарубежья и нетрадиционной печати не ксерокопируются и не сканируются.
2. Издания до 1825 года не ксерокопируют и не сканируют.
3. Не ксерокопируют и не сканируют газеты из фонда отдела периодики. Разрешается ксерокопирование газет не в подшивках из открытого доступа.
4. Не ксерокопируют и не сканируют журналы дореволюционных лет и первых лет революции, имеющиеся в единственном экземпляре.
5. Не ксерокопируют и не сканируют издания большого формата (более А4).
6. Не ксерокопируют и не сканируют ветхие издания с ломкой бумагой, плохо раскрывающиеся, с толщиной корешка более 4 см.
7. Рисунки, сделанные карандашом или углем, не копируют, так как эти изображения легко повреждаются.
8. Издания до 1917 года, а также издания формата А4 копируют постранично (не в разворот) на специальном оборудовании, позволяющем копирование при неполном раскрытии издания.
9. Не копируют более 30% от общего объема книги.
10. Документы, прошедшие реставрацию, не копируются, в отдельных случаях вводятся ограничения на выдачу читателям. Копии с них делаются с уже имеющихся копий. Копирование можно провести, когда книга проходит реставрацию и разброшюрована. Книга, прошедшая реставрацию и переплет помечается ярлыком зеленого цвета овальной формы с надписью "Реставрация. Не копировать", который наклеивается в двух местах: под шифром на передней крышке и на заднем форзаце.
11. Необходимо вести учет количества копий и характера копирования в виде пометок на формуляре, кармашке, закладке или в паспорте книги. Если издание ксерокопировали более 3 раз, рекомендуется изготовить копию, с которой делаются следующие копии, или перевести его в микроформу.
12. Читатель уведомляет сотрудника кафедры о намерении копировать нужный материал, получает разрешение или отказ в соответствии с вышеизложенными правилами и далее заполняет бланк-заказ на выполнение копии. В случае отказа на ксерокопирование и сканирование читатель имеет право на фотокопирование издания, которое осуществляется согласно действующему в ГПИБ Положению о платных услугах.
13. Хранители совместно с отделом гигиены и реставрации принимают решение о копировании для восстановления дефектных экземпляров (целиком или постранично). Если объем недостающих страниц превышает 30% и бумага кислая и пожелтевшая, рекомендуется ксерокопировать издание целиком.