Регламент использования документов постоянного хранения в библиотеках Российской Федерации

1.1. Регламент устанавливает порядок использования документов постоянного хранения в библиотеках Российской Федерации.

1.2. Действие Регламента распространяется на документы, относящиеся к депозитарному фонду и фонду книжных памятников как фондам постоянного хранения.

1.3. Исполнение устанавливаемого Регламентом порядка использования документов возлагается на штат библиотек-хранителей упомянутых фондов и, через устанавливаемые в библиотеках “Правила пользования библиотекой”, на читателей и других пользователей библиотек.

1.4. В настоящем Регламенте используются следующие понятия:

• Документ постоянного хранения – документы в фонде библиотеки, по отношению к которым в соответствии с законодательством библиотека приняла на себя обязательства постоянного (вечного) хранения, – памятники истории и культуры (Федеральный закон о библиотечном деле, ст. 12, п. 3), издания, получаемые в соответствии с законодательством об обязательном экземпляре (Федеральный закон об обязательном экземпляре документов и соответствующие законы субъектов Российской Федерации), другие издания, принятые на депозитарное (постоянное) хранение библиотеками - депозитариями.

• Депозитарный фонд – часть фонда библиотеки, предназначенная для постоянного хранения в библиотеке в соответствии с ее профилем (документы, поступившие на основании Закона об обязательном экземпляре и др.);

• Книжные памятники – собрание особо ценных, редких документов, книжные (документальные) коллекции, отнесенные к памятникам истории и культуры.

1.5. Порядок использования документов, устанавливаемый настоящим Регламентом, основывается на следующих принципах:

• обеспечение сохранности документов, предназначенных для постоянного хранения;

• обеспечение свободного доступа к информации;

• обеспечение права граждан на библиотечное обслуживание;

• гарантия защиты авторского права и смежных прав, права на интеллектуальную собственность.

1.6. Порядок использования документов устанавливают с учетом качества бумаги и прочности скрепления листов книжного блока, которые зависят от:

Состава бумаги:

• Документ, исполненный на книжно-журнальной или газетной бумаге, содержащей древесную массу;

• Документ, исполненный на бумаге, не содержащей древесную массу.

Способа переплета:

• Документы (книги, периодические издания), переплетенные бесшвейным методом;

• Документы, переплетенные с использованием швейного крепления или металлических скрепок.

• Листовые материалы – не сшитые и не переплетенные документы.

1.7. Устанавливаемые правила использования документов постоянного хранения, обеспечивающие их сохранность, исходят из того, что наибольшее негативное воздействие на документ оказывают следующие факторы и, соответственно, процедуры:

Интенсивное световое облучение:

• ксерокопирование;

• сканирование;

• экспонирование.

Физическая амортизация:

• использование планшетных копирующих аппаратов;

• транспортировка без необходимого специализированного оборудования;

• выдача поврежденных документов.

1.8. Угрозу постоянному хранению фондов представляет утрата документов путем их хищения или умышленного повреждения, что требует обеспечения безопасности библиотечных фондов.

2. Процедура использования в библиотеках документов постоянного хранения.

2.1. Библиотеки бесплатно обеспечивают пользователю доступ к документам постоянного хранения, находящихся в их фондах или их копиям.

2.2. Ответственность пользователя и его обязанности по обеспечению сохранности получаемых в библиотеке документов устанавливаются библиотекой на основании настоящего Регламента и отражаются в Правилах пользования библиотекой и других регламентирующих использование литературы нормативных документах. Указанные документы утверждаются руководителем библиотеки (Правила пользования библиотекой, в соответствии с нормой Федерального закона о библиотечном деле согласовываются с учредителем).

2.3. Сохранность при выдаче литературы пользователю обеспечивается выполнением следующих требований:

Для документов, относящихся к книжным памятникам:

• обеспечение непрерывного визуального контроля за использованием документа;

• наличие особых правил выдачи документа, фиксирующих состояние документа до и после выдачи и ответственность пользователя за соблюдение правил пользования документом;

• запрет на выдачу документа за пределы библиотеки (кроме случаев, оговоренных в пп. 3.5 и 4 настоящего Регламента).

Для документов, относящихся к депозитарному фонду:

• маркирование документов особым знаком, указывающим на его принадлежность к депозитарному фонду (например, литер “А” – архивный экземпляр);

• обеспечение повышенного контроля за состоянием документа в процессе его выдачи;

• выдача документов большого формата и газет в переплетах только при наличии специального оборудования для чтения (столы) и транспортировки;

• ограничение на выдачу документов за пределы библиотеки в соответствии с регламентирующими документами, принятыми библиотекой-хранилищем депозитарного фонда.

2.4. Доступ к книжным памятникам и документам депозитарного фонда, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии – ограничен.

При этом для переплетенных документов не может использоваться аппарат плоскостного типа (планшетный копировальный аппарат, сканер).

Электрографическое копирование подобных документов, выполненных на бумаге, содержащей древесную массу, запрещено.

Документы, изготовленные на бумаге без содержания древесной массы, имеющие сшивной переплет, могут копироваться:

Документы, изготовленные на бумаге без содержания древесной массы с бесшвейным переплетом, могут копироваться:

• на планетарном сканере без ограничения;

• на специальном книжном ксероксе – фрагменты не более 30% объема не более 2 раз в год;

• на планшетных сканерах и ксероксах копирование запрещается.

Документы, изготовленные на бумаге с содержанием древесной массы с любым типом переплета:

• на планетарном сканере – не более 2 раз в год;

• на специальном книжном ксероксе – не более 1 раза в год;

• на планшетных сканерах и ксероксах – только издания, имеющие сшивной переплет – фрагменты до 30% объема не более 1 раза в год;

• копирование документов с бесшвейным переплетом запрещается.

Листовой материал, изготовленный на бумаге без содержания древесной массы, копируется без ограничения.

Листовой материал, изготовленный на бумаге с содержанием древесной массы, - не более 2 раз в год;

Освещенность документов:

• освещенность в момент осмотра – не более 150 люкс;

• в свободное от посетителей время экспонируемые документы закрываются светонепроницаемыми шторами или (при искусственном освещении) освещение выключается;

• не допускается установка светильников внутри витрин.

Расположение документов:

• документ располагается на специальных держателях (горизонтальных или вертикальных), не требующих полного его раскрытия;

• при размещении раскрытых документов на горизонтальной плоскости провисающая крышка переплета должна поддерживаться специальной подставкой;

• удерживание страниц на определенном месте раскрытия документа производится специальными мягкими зажимами или широкой лентой. Использование металлических скрепок и других металлических предметов для этой цели запрещается.

Для книжных памятников:

• Тетрадь учета выдачи документов (обязательная форма);

• Паспорт состояния документа (рекомендуемая).

Для документов депозитарного фонда:

• Листок (вкладной или вклейка) учета копирования (обязательный для изданий с ограничением на копирование);

• Талон ответственности (рекомендуемая).