 |
Основные правила хранения и использования библиотечных фондов
(лекция для вновь принятого в библиотеку персонала)
Библиотеки приобретают, сохраняют и предоставляют в пользование документы разных типов (под документом понимают любой материал, на который любым способом нанесена информация). Обеспечение сохранности фонда - одна из основных функций, без надлежащего выполнения которой библиотеки со временем не смогут в полной мере удовлетворять запросы читателей.
Одни библиотеки хранят все свои фонды вечно. Их в стране немного; это - библиотеки федерального уровня. Другие библиотеки имеют фонды разной значимости и назначения. Лишь часть фонда - редкие и ценные документы - они должны хранить постоянно, без ограничения срока; остальные фонды имеют определенные сроки хранения. Хотя порядок использования фондов разных категорий неодинаков, сохранение их в течение означенных сроков должно быть неукоснительным.
За сохранность фондов в библиотеке ответственны все сотрудники вне зависимости от того, на каком участке и каким видом деятельности они занимаются. Сохранность фондов зависит не только от персонала библиотеки, но и в значительной мере от читателей. Работники библиотек должны воспитывать у читателей бережное отношение к библиотечным материалам и рассматривать эту работу как единый непрерывный процесс, начинающийся с момент поступления документов в библиотеку и продолжающийся постоянно.
Под сохранностью документа понимают его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов). Это - показатель пригодности документа для использования и постоянного хранения.
Обеспечение сохранности документов - комплексная проблема. Она предусматривает решение многих и разнообразных вопросов (правовых, организационных, финансовых, научно-методических, материально-технических, кадровых), важнейшими из которых являются профилактические, а именно: поддержание стабильного режима хранения, нормативное размещение фондов, соблюдение правил использования документов и предупреждение чрезвычайных ситуаций. Сохранность документов является необходимым условием обеспечения доступности информации для пользователей библиотеки.
Основную часть фондов в библиотеках составляют документы на традиционных носителях. Это - книги, газеты, журналы, рукописи, карты, плакаты и многие другие виды печатных изданий. Материалы, из которых они изготовлены, в основном, органического происхождения: бумага, картон, кожа, дерево, ледерин, коленкор, клеи, типографские краски, чернила и др. Со второй половины ХХ века стали использовать синтетические материалы.
В последние годы библиотеки стали все более интенсивно пополняться документами на нетрадиционных носителях: микрофильмами, микрофишами, лазерными и оптическими дисками.
Все документы при хранении и использовании изменяются, постепенно приходят в негодность, разрушаются. Причин повреждения документов несколько: химическая нестабильность составляющих их материалов, неподходящие условия окружающей среды, неудовлетворительное хранение и обращение с ними, чрезвычайные ситуации, вандализм.
Все материалы, из которых изготовлены документы, как естественного, так и искусственного происхождения со временем изменяют первоначальные свойства. Происходит естественный процесс изменения свойств материалов - старение. Как правило, он является результатом действия совокупности различных факторов.
Естественное старение бумаги зависит, прежде всего, от внутренних причин, вызывающих ее постепенную деструкцию: качества исходных полуфабрикатов, соотношения различных компонентов и технологического режима производства. В волокнах бумаги происходят химические изменения, результатом которых являются повышение кислотности, снижение механической прочности и потеря эластичности. Часто внешним проявлением деградации бумаги бывает ее пожелтение, иногда переходящее в побурение. Наиболее подвержена пожелтению бумага, содержащая большое количество древесной массы (бумага, из которых изготовлены газеты, журналы и многие другие массовые издания).
Бумага - гигроскопичный материал. Она легко поглощает влагу из воздуха; при этом ее устойчивость к механическим воздействиям заметно снижается.
При старении кожи также происходит изменение ее физико-механических и химических свойств. Оно выражается в изменении структуры, нарушении целостности кожи и накоплении кислот. Наблюдается деформация кожи, уменьшение ее линейных размеров, снижение прочности. На коже появляются трещины, затем происходит шелушение и осыпание лицевого слоя.
Процесс естественного старения материалов ускоряется при заметных изменениях температуры и влажности воздуха в книгохранилище. Повышение температуры влияет на скорость большинства химических реакций, которая примерно удваивается при изменении температуры на каждые 10°С. Особенно заметно повреждающее воздействие температуры на материалах переплетов.
Но повышенная температура обычно оказывает заметное действие при очень высокой или очень низкой влажности воздуха. Высокая влажность воздуха создает в материалах уровень влагосодержания, достаточный для протекания опасных химических реакций. Кроме того, в сочетании с высокой температурой повышенная влажность способствует развитию на материалах микроскопических грибов (плесени). Особенно чувствительна к повышению влажности бумага. При высокой влажности иногда происходит прочное слипание листов бумаги между собой (главным образом, мелованной) чаще всего при плотной расстановке документов.
Низкая влажность воздуха приводит к пересыханию материалов. Это происходит при хранении документов вблизи отопительных приборов или оконных проемов, ориентированных на юг, где интенсивное естественное освещение. Опасно снижение относительной влажности воздуха менее 30%, так как и кожа, и бумага теряют структурно (химически) связанную влагу, восстановить которую не представляется возможным. Материалы пересыхают, теряют эластичность, становятся хрупкими и ломкими.
Температурно-влажностный режим в хранилищах должен быть по возможности стабильным. Частые и с большой амплитудой колебания температуры и влажности воздуха еще более опасны, чем крайние значения этих показателей. Так как многие материалы способны легко поглощать и отдавать влагу, при заметных суточных колебаниях температуры и влажности они подвергаются частой смене набухания и сжатия. Следствием таких изменений являются деформации материалов (коробление, морщинистость, складчатость), отслаивание красок, осыпание поверхностного слоя. Имеют значение и сезонные изменения температуры и влажности воздуха, но, как правило, они не бывают такими резкими как суточные и поэтому менее опасны.
Стандартом установлены следующие нормативы хранения документов: температура воздуха - (18±2)°С, относительная влажность - (55±5)%.
Температурно-влажностный режим регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем. Нельзя в хранилищах документов использовать оконные кондиционеры, так как в нерабочее время хранилища обесточивают; в результате документы подвергаются резкой смене параметров режима хранения.
Регулирование режима хранения производят на основании показаний термогигрометров. Наиболее удобны в пользовании и доступны в финансовом отношении прямо показывающие электронные термогигрометры. Приборы устанавливают в центральном проходе из расчета: один прибор на помещение, но не менее одного на 800 м? площади.
В помещениях с нерегулируемым климатом режим поддерживают путем проветривания, организации рационального отопления, применения различных средств и устройств для увлажнения и осушения воздуха (безопасных в пожарном отношении!). Периодичность проветривания зависит как от состояния воздуха помещения, так и от состояния наружного воздуха. Практика показывает, что лучше всего проветривать помещение 3-5 раз в день по 10-15 минут. Более длительное проветривание приводит к отклонениям параметров режима в больших пределах. Следует иметь в виду, что в зимнее время, особенно в морозные дни, в помещение поступает сухой воздух, хотя из-за интенсивного отопления влажность воздуха в хранилищах и без того бывает крайне низкая. Летом атмосферный воздух влажный, тогда проветривание повышает влагосодержание воздуха в помещении. В дождливые дни проветривать книгохранилище не следует.
В случае невозможности поддерживать стабильный нормативный режим надо стремиться к тому, чтобы изменения его были замедленными. Особенно внимательно надо следить за режимом хранения в периоды начала и окончания отопительного сезона.
Необходимо поддерживать более или менее одинаковый режим хранения во всем объеме помещения. Иногда в плохо вентилируемых хранилищах образуются зоны застойного воздуха, чаще всего в углах и вблизи наружных стен. Для этих мест характерна более высокая влажность воздуха, иногда - конденсация влаги на поверхности материалов и как следствие - плесневение документов.
Если в библиотеке нет специальной службы, контролирующей режим хранения, ежедневный контроль температуры и влажности воздуха в хранилище поручают одному из хранителей. При значительных отклонениях показаний приборов от нормативных значений и невозможности регулирования режима доступными для хранителей способами, следует сообщать об этом работникам инженерно-технических служб и администрации библиотеки.
Свет ускоряет процесс естественного старения материалов. Воздействие его проявляется в пожелтении, побурении, снижении прочности и эластичности, появлении хрупкости материалов; в угасании, т.е. уменьшении насыщенности цвета текстов вплоть до полного их исчезновения, в выцветании ("выгорании") материалов переплета. Действие света усугубляется присутствием на поверхности документов и внутри структуры материалов посторонних, чувствительных к свету агентов. К ним относятся не только различные загрязнения, попавшие на документы при хранении и использовании, но и некоторые отбеливающие и красящие вещества, введенные в состав материалов при их изготовлении. Эти вещества поглощают свет и действуют как катализаторы.
Скорость повреждения материалов под действием света зависит также от спектральной характеристики светового потока.
Солнечный свет содержит волны трех областей: ультрафиолетовой, видимой и инфракрасной. Под действием длинных волн инфракрасной области света материалы, нагреваясь, теряют влагу; результатом этого является их пересыхание, усадка, деформации, потеря эластичности и прочности. Однако более опасно действие ультрафиолетового излучения, так как оно обладает высокой фотохимической активностью и оказывает значительно большее разрушительное воздействие на документы. Небезопасно влияние на материалы и третьей составляющей солнечного света - видимого излучения. Естественный свет представляет наибольшую опасность для документов: даже рассеянный солнечный свет содержит большое количество ультрафиолетового излучения. Если для застекления не использованы специальные стекла, фильтрующие или рассеивающие солнечный свет, окна закрывают тканевыми шторами или жалюзи. Хранители должны следить за тем, чтобы они всегда были закрыты.
Аналогичное действие оказывает длительное искусственное освещение. Особенно опасны люминесцентные лампы, поскольку они создают высокий уровень ультрафиолетового излучения (до 30% светового потока). Наиболее безвредное освещение дают лампы накаливания; они удобны в эксплуатации, но имеют низкую световую отдачу и малый срок службы.
Световое облучение обладает кумулятивным свойством: одна и та же степень повреждения может быть результатом как интенсивного, но кратковременного облучения, так и менее интенсивного, но длительного.
Хранить документы лучше всего в помещениях без естественного освещения; искусственное освещение используют только во время подбора и расстановки документов.
Для искусственного освещения используют лампы с низким содержанием ультрафиолетовых лучей. Лучше всего пользоваться лампами накаливания, но если в хранилище смонтированы люминесцентные светильники, надо применять определенные, менее опасные, типы ламп.
Освещенность поверхности документов при хранении не должна превышать 75 лк; количество ультрафиолетового излучения должно быть практически нулевым.
Существуют нормативные требования не только к типам ламп, но и к их установке. Расстояние от светильников до ближайшего документа должно быть не менее 0.5 м. Лампы монтируют в закрытых плафонах, чтобы обеспечить равномерный рассеянный свет. Конструкция светильников может быть произвольной, но только такой, которая обеспечивает пожарную безопасность и предохраняет лампы от механических повреждений и случайного выпадения.
Пыль - один из наиболее агрессивных факторов. Она поступает в хранилища извне и накапливается в помещении за счет истирания различных материалов. Пыль - это взвешенные в воздухе или осевшие на поверхность твердые частицы. В хранилищах библиотек в составе пыли более 80% частиц, имеющих длинноволокнистую форму (волокна бумаги, хлопка, шерсти, шелка и др.). От формы и размеров частиц пыли зависит длительность пребывания их в воздухе.
Многие виды пыли гигроскопичны и, находясь на поверхности материалов, повышают их влагосодержание. На пылинках оседает большое количество спор грибов и других микроорганизмов (установлена прямая зависимость между запыленностью документов и зараженностью их микроорганизмами). При местном повышенном влагосодержании материалов микроорганизмы начинают развиваться, причем некоторые виды пыли могут служить для них питательным субстратом.
Минеральная пыль, в особенности сажа, побелка, опасна из-за своего истирающего действия, так как, проникая между волокнами бумаги, твердые частицы перерезают ее волокна.
При длительном пребывании на поверхности документов пыль уплотняется (слеживается); удалить ее оказывается очень сложно. Бумага и светлые переплетные материалы приобретают серый оттенок, что портит внешний вид документов.
В воздухе книгохранилищ помимо твердых частиц содержится большое количество газообразных загрязнителей. Считают, что одной из основных причин повреждения бумаги и кожи является воздействие на них диоксида серы, оксидов азота, озона и других веществ, которые катализируют опасные химические реакции, что приводит к образованию и накоплению в материалах кислот.
Ежемесячно в библиотеке проводится санитарный день, во время которого каждый сотрудник убирает свое рабочее место. Более тщательно, чем ежедневная уборка, производится чистка помещения: стен, пола, особенно под стеллажами и шкафами, в углах помещения и около окон. Чистят осветительные и отопительные приборы. Пыль, осевшая на них, нагревается; при температуре около 80°С происходит сухая возгонка органической пыли с поверхности, что небезвредно для персонала. Надо иметь в виду, что при высокой температуре отопительных приборов увеличивается общая запыленность помещения.
Документы должны быть всегда чистыми. Это значительно увеличит их срок службы. Очистку проводят регулярно, с частотой, определяющейся быстротой накопления грязи и пыли в хранилищах (следует руководствоваться здравым смыслом при определении очередности чистки фондов). Тем не менее, каждый документ должен быть очищен не реже одного раза за один-два года в зависимости от ценности и частоты использования фонда. Очистка документов чрезвычайно важна и для сохранения здоровья работников библиотеки.
Очистку документов от пыли проводят в соответствии с установленным в библиотеке порядком и планом: силами сотрудников или привлеченных лиц и по утвержденному графику. Принимая во внимание потенциальную возможность повреждения документов при очистке, сотрудников библиотеки следует обучать технике этой работы и бережному обращению с документами.
Документы очищают с помощью пылесоса или влажным способом (крайне осторожно!). Использование того или иного способа зависит от физического состояния документа, степени и вида загрязненности, его ценности. Документы в бумажных или красящих переплетах обеспыливают только сухим способом.
При высокой запыленности книгохранилища принимают меры к снижению количества пыли, проникающей извне, уплотняя окна и двери. Окна и форточки, через которые производится проветривание, обязательно закрывают металлическими или синтетическими сетками с мелкими ячейками для защиты от проникновения пыли и насекомых. Можно использовать накрахмаленную марлю.
По своему характеру оно отличается от действия физико-химических факторов тем, что живые организмы, в основном, микроорганизмы, насекомые, грызуны, часто за очень короткое время могут причинить более сильные и глубокие повреждения материалов.
Микроскопические грибы, в повседневной жизни называемые плесенью, способны повреждать все материалы, использованные для изготовления документов. Несмотря на то, что кожа и пергамен достаточно устойчивы к повреждению грибами, в определенных условиях (при высоком влагосодержании материалов) и они становятся доступны для усвоения грибами. Используя эти материалы для своего развития, грибы выделяют в субстрат различные органические кислоты, что влечет за собой существенное возрастание кислотности материалов. Другими продуктами жизнедеятельности грибов являются ферменты, необходимые для разложения органических веществ, и пигменты. Красящие вещества пигментов очень устойчивы и могут быть удалены только при обработке документов сильнодействующими химическими препаратами. Активный рост грибов приводит к прорастанию их сквозь толщу бумаги, ее увлажнению и ослизнению, поэтому иногда листы прочно слипаются между собой.
Результатом деятельности грибов является изменение химического состава и структуры материалов, обесцвечивание текстов и материалов переплетов, пигментация. На поврежденных документах часто присутствуют колонии грибов, застилающие текст.
Следствием жизнедеятельности насекомых являются механические повреждения материалов, засорение документов продуктами жизнедеятельности, изменение микроклимата зараженных участков и распространение микроорганизмов. Все виды насекомых, повреждающих документы, не являются специфическими вредителями для библиотек. Это типичные вредители складских, жилых и служебных помещений. В хранилищах библиотек насекомые находят не только самые разнообразные материалы для питания, содержащие животный и растительный белок (кожу, шелк и бархат переплетов, различные клеи, бумагу и продукты, вносимые в хранилища сотрудниками), но и вполне благоприятные условия для существования (слабое естественное освещение, отсутствие интенсивных потоков воздуха). Чаще всего они причиняют ущерб в тех хранилищах, где не соблюдаются нормы санитарно-гигиенического режима, а также размещенных в подвальных и нижних этажах жилых и административных зданий, вблизи объектов общественного питания и складов.
Признаком повреждения документов насекомыми являются сквозные круглые или овальные отверстия, выщипы и выгрызы поверхности материалов, небольшие изъеденные фрагменты кожи или бумаги, наличие погибших насекомых, личиночных шкурок, экскрементов, буровой муки. Все это может свидетельствовать как о прошлом, так и о происходящем заражении и повреждении документов.
Появлению и развитию насекомых в библиотеке могут способствовать сами библиотекари и читатели. В хранилища насекомые попадают через окна и форточки, открываемые для проветривания, с личными вещами сотрудников, проникают по вентиляционным ходам из соседних помещений. В помещения хранилищ нельзя вносить никакие пищевые продукты, тем более принимать пищу, поскольку продукты не только привлекают насекомых, но и являются прекрасным дополнительным питанием (кроме материалов, из которых изготовлены документы); это повышает их жизнеспособность.
Не следует в хранилище иметь уплотнители для окон и дверей, а также дорожки или занавеси из материалов с натуральными волокнами (шерсти, шелка).
Хранители должны обращать внимание на появление каких-либо насекомых в помещении, так как многие вредители документов обитают в помещении, а документы посещают для питания, линьки, окукливания и временного укрытия. Если библиотекари не знакомы с видами насекомых, обнаруженных в хранилище, следует обратиться к специалисту для их определения. Для выработки правильного и наиболее рационального способа борьбы с вредителями надо знать биологические и экологические особенности насекомых. Тем не менее, необходимо следить за тем, чтобы в помещениях библиотеки не было никаких насекомых.
Библиотекари должны внимательно относиться к состоянию фондов, чтобы своевременно выявить документы, пораженные биологическими вредителями. При обнаружении признаков биологического повреждения желательно документ показать специалисту-биологу для установления активности поражения. Если такой возможности нет, документ следует изолировать из фонда, тщательно очистить, поместить в контейнер (коробку, бумажный пакет) и наблюдать изменение его состояния. В случае подозрения на поражение микроскопическими грибами проверять состояние документа можно в течение двух недель, а насекомыми - не менее месяца. Когда появляются новые признаки жизнедеятельности биологических вредителей, следует принимать меры к их ликвидации. Эту работу выполняют специально подготовленные лица.
Даже при правильном и аккуратном обращении с документами они постепенно изнашиваются; так как при использовании происходит истирание материалов, особенно сильное в случае низкой исходной прочности. Большое значение имеет качество производства печатных изданий. Примером исключительно плохого качества документов может быть изготовление книг в бумажном бесшвейном переплете: блок раскалывается и распадается на отдельные листы уже при первом раскрытии.
Документы изнашиваются быстрее при неправильном обращении с ними, нарушении режима их эксплуатации. Небрежное хранение, переполненные хранилища, плохое библиотечное оборудование способствуют быстрому повреждению документов. Неаккуратное обращение с документами также оказывается для них губительно.
К сожалению довольно часты случаи насильственной порчи документов. Читатели вырывают и вырезают нужные им фрагменты книг и журналов. "Наибольшим успехом" пользуются художественные издания, учебники и научные публикации.
К сожалению, аварийные ситуации возникают почти в каждой библиотеке. Чаще всего это - аварии технических коммуникаций и протечки кровли, при которых документы бывают затоплены холодной или горячей водой. Избыточное намокание приводит к набуханию книжного блока, деформации листов, отделению переплетов от блоков, снижению механической прочности бумаги и материалов переплетов, размыванию текстов, клеевых веществ, поражению микроскопическими грибами, а в дальнейшем при высыхании - часто к слипанию листов, прежде всего книг на мелованной бумаге.
Прежде всего, необходимо принять меры по спасению пострадавших документов и эвакуировать те, которым угрожает намокание, или каким либо способом защитить их от попадания воды (накрыть стеллажи пленкой, поставить щиты и др.).
Пострадавшие документы надо как можно быстрее разобрать по группам. В первую очередь выделяют документы на мелованной бумаге и с водонестойкими материалами ("линяющими" переплетами, текучими текстами). Книги в переплетах из красящих материалов обертывают фильтровальной бумагой или тканью, хорошо изолируя от книжного блока.
Иногда случаются пожары, во время которых документы бывают полностью уничтожены, обгорают по переплетам и обрезам, получают сильные механические повреждения, загрязняются и, кроме того, заливаются водой.
Способы хранения самым непосредственным образом отражаются на состоянии документов и соответственно на сроке их службы. Переполненные хранилища, плохое оборудование, бессистемные условия хранения способствуют быстрому износу и повреждению документов.
Замедление процесса естественного старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных стандартом 7.50 "Консервация документов. Общие требования". Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режима хранения следует строго соблюдать нормативы размещения документов.
Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Нижние полки стеллажей должны быть установлены так, чтобы расстояние до пола было не менее 15 см (во избежание намокания во время аварий и при влажной уборке помещения).
Ни в коем случае нельзя допускать перегрузки полок, когда под тяжестью документов они прогибаются и давят на стоящие ниже документы. По этой же причине нельзя класть книги на верхние обрезы стоящих книг.
Хранителям необходимо следить за тем, чтобы документы не стояли плотно, потому что их очень трудно снять с полки, не повредив. При подборе книги чаще всего берут за головку корешка и с усилием вынимают; в результате корешок отрывается.
Если документов на полке мало, они не всегда могут стоять вертикально, принимают наклонное положение, что приводит к необратимым деформациям даже при наличии твердого переплета. В этом случае надо использовать книгодержатели, которые должны иметь гладкую поверхность и широкие края, чтобы не наносить повреждений.
В зависимости от размеров и типов документов их хранят в вертикальном или горизонтальном положении; при вертикальной расстановке размещают так, чтобы расстояние от документа до верхней полки было не менее 2 см.
Книги и журналы в твердом переплете, не превышающие по высоте 0.41 м, хранят вертикально на нижнем обрезе. В последнее время в целях экономии места и для облегчения очистки от пыли во многих библиотеках начали ставить книги на передний обрез. Блоки, особенно большие и тяжелые, со временем провисают, корешок становится вогнутым и, в конце концов, блок отрывается от переплета. Желательно большие книги не хранить рядом с маленькими, так как малогабаритные книги не обеспечивают для них необходимую поддержку.
Документы большого или нестандартного размеров, хранят горизонтально. Допустимая высота стопы не более 15 см; рекомендуют соблюдать такое же (не менее 15 см) расстояние до верхней полки, чтобы облегчить подбор и расстановку документов, особенно большого формата (карт, планов, чертежей и др.).
Необходимо следить, чтобы документы не выступали за пределы полок в проходы, чтобы не подвергаться ударам. В противном случае их легко задеть при хождении между стеллажами во время подбора и расстановки и уронить на пол. При падении книги, как правило, рвутся.
Брошюры, листовые документы и другие документы небольшого формата хранят в контейнерах разного вида, но изготовленных из безвредных материалов и не привлекающих насекомых и грызунов.
Недопустимо хранить документы в транспортной таре, в пачках и штабелях на полу, складывать на подоконниках и в других, не предназначенных для этих целей местах.
Правильное обращение с документами сохраняет библиотечный фонд, способствует продлению срока его службы и, соответственно, позволяет экономить финансовые средства на приобретение изданий для замены поврежденных, на ремонт и реставрацию документов в будущем.
Выполнение рекомендованных правил использования, копирования, экспонирования и транспортирования документов является недорогим, но весьма эффективным способом обеспечения длительной сохранности библиотечного фонда.
Все библиотекари должны аккуратно и бережно обращаться с документами на всех этапах обработки, хранения и использования. Маркировку документов (штампы, шифры, инвентарные номера) выполняют водостойкими красителями или мягким карандашом. Для наклейки ярлычков и кармашков используют только безвредные клеи; ни в коем случае нельзя пользоваться силикатным клеем, так как он сильно повреждает бумагу из-за высокой щелочности.
Нельзя вкладывать в книги, журналы, подшивки газет посторонние вещи, например, закладки из бумаги с лигнином или из красящих тканей, засушенные растения.
Нельзя "из добрых побуждений" выполнять мелкий ремонт книг с помощью липких лент, медицинского пластыря, скрепок. Желательно, чтобы работники отделов хранения и обслуживания могли правильно сделать небольшой ремонт документов: вклеить выпавший лист, тетрадь, укрепить корешок или присоединить оторвавшуюся переплетную крышку. Эта работа не занимает много времени, но надолго продлевает срок службы документов.
Выдавать читателям документы в плохом состоянии, с явными признаками повреждений ни в коем случае нельзя. Использование поврежденных документов с оторванными корешками и крышками книг, с выпадающими листами и расколотым блоком приводит к быстрой их утрате.
При выдаче документов читателю библиотекарь обязан проверить наличие иллюстративного материала: таблиц, карт, схем, художественных иллюстраций. В случае отсутствия чего-либо библиотекарь делает отметку в формуляре о дефектности издания. При приеме документов от читателей библиотекарь обязан проверить физическое состояние документа, сверить название документа на обложке и титульном листе с записью в читательском требовании, отметить соответствие названия документу, сверить количество иллюстраций с записью в формуляре; лишь после этого делается отметка в контрольном листке о сдаче документов.
Все читатели при записи в библиотеку должны быть ознакомлены с правилами работы с документами (желательно выдавать под расписку "Памятку читателя"). Библиотекари, работающие в читальных залах, должны контролировать поведение читателей, чтобы предупредить кражу и порчу документов.
Обо всех замеченных дефектах документов читатели должны сообщить библиотекарю непосредственно при их получении. В случае обнаружения дефектов при сдаче документов читатели несут материальную ответственность за их порчу.
И сотрудники, и читатели обязаны аккуратно обращаться с документами:
- не раскрывать книги более чем на 180°,
- не применять усилия для полного раскрытия блоков (особенно при бесшвейном переплете),
- не опираться на документы,
- не загибать листы,
- не класть раскрытые документы друг на друга,
- не делать пометы на текстах и полях документов,
- не вкладывать в книгу посторонние предметы,
- не калькировать карты и иллюстрации,
- не писать на листах, положенных на читаемый документ,
- не оставлять документы под солнечным светом.
Выносить документы в помещения, не предназначенные для работы с ними (столовые, буфеты и др.), категорически запрещено, как и вносить пищевые продукты в книгохранилища и читальные залы, тем более принимать здесь пищу.
Копирование документов на аппаратах Xerox в последние годы все более активно используется читателями, как простой и быстрый способ приобретения информации. Однако следует помнить, что во время копирования документы подвергаются очень интенсивному, хотя и кратковременному, воздействию ультрафиолетового излучения. Оно равносильно облучению солнцем в зените при безоблачном небе. При этом общая освещенность более чем в 22 раза превышает нормативную.
Научными исследованиями доказано, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги; снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительное снижение прочности и белизны, чем у бумаги, не подергавшейся облучению.
Ксерокопирование влияет практически на все виды средства записи информации. Аналогичным образом воздействует на документы и сканирование.
Ксерокопирование документов должно быть ограничено. Допустимо копировать документы на книжно-журнальной бумаге, содержащей древесную массу, не более 2-х раз, а без древесной массы - не более 3-х раз. Нельзя копировать документы с текстом и пометами, выполненными железо-галловыми чернилами, так как под действием ультрафиолетового излучения бумага под чернилами разрушается. Копировать редкие документы на тряпичной бумаге можно лишь один раз в исключительных случаях, так как облучение провоцирует ускоренное старение бумаги.
Непосредственно после ксерокопирования негативное действие ультрафиолетового излучения не выражено; оно проявляется лишь со временем. Однако физическое повреждение переплетенных документов может происходить сразу в процессе копирования на аппаратах плоскостного типа, потому что переплет испытывает сильную механическую нагрузку. Наиболее частое и характерное повреждение - раскол книжного блока, особенно при бесшвейном переплете: разрывается корешок, выпадают листы и тетради. Известны случаи и насильственного нарушения крепления книжного блока при большом объеме книги (разрезание ниток), когда возникают трудности при копировании текста около корешка.
Решение о возможности копирования документов принимается для каждого из них индивидуально. Следует вести учет количества ксерокопий, изготовленных с каждого документа.
Если известно, что какой-то документ будет пользоваться активным спросом и многократно копироваться, следует сделать одну копию хорошего качества, с которой в дальнейшем можно выполнять копирование для читателей.
Сотрудники, работающие на копировальных аппаратах, должны пройти обучение и уметь правильно обращаться с документами при выполнении копии, строго вести учет копируемых документов и уметь объяснить читателям причины ограничения ксерокопирования.
Главная опасность для документов при экспонировании - свет. Часто в выставочных помещениях помимо искусственного освещения есть естественный свет. Норма освещенности документов на выставках - 150 люкс в момент осмотра экспозиции. К сожалению, иногда это требование нарушается: свет не отключается в течение всего времени открытия выставки, окна бывают не зашторены, используются люминесцентные лампы.
Не допускается установка осветительных приборов внутри витрин. В свободное от посетителей время документы хранят в темноте. Для этого витрины зарывают светонепроницаемыми тканями.
На выставках необходимо особенно внимательно следить за режимом температуры и влажности воздуха. В течение дня возможны значительные и с большой амплитудой изменения параметров климата в зависимости от посещаемости выставки, тогда надо принимать меры к регулированию числа посетителей. Контроль окружающей среды важен при экспонировании документов в витринах, чтобы исключить создание внутри них такого микроклимата, который был бы опасен для документов.
При устройстве витрин нельзя использовать материалы, привлекающие насекомых и обладающие высокой гигроскопичностью.
При длительном экспонировании используют специальные материалы для уплотнения витрин, непроницаемые для пыли, не препятствующие воздухообмену и безвредные для документов (ткань ФП).
Переплетенные документы раскрывают, как правило, на одних и тех же страницах; чтобы сохранить это положение, применяют разные способы закрепления листов, не всегда безвредные (скрепки, липкие ленты, придавливание стеклом, и др.). Делать так нельзя ни в коем случае!
Одни и те же документы не должны долго экспонироваться. Если есть потребность выставлять экспонаты более месяца, их надо заменять копиями (факсимильные издания, фотографии, муляжи).
Прежде чем предоставлять документы для экспонирования хранители фондов должны удостовериться в безопасности условий на выставке.
Использование документов в библиотеках всегда связано с их перемещением из хранилищ в читальные залы и обратно. При этом используют как простейшие средства (тележки), так и лифты, подъемники и транспортеры разных видов. Средства могут быть разными, важно помещать в них документы аккуратно, чтобы избежать выпадения и порчи.
При вывозе документов за пределы библиотеки их обязательно упаковывают. В качестве тары могут быть использованы сумки, чемоданы, ящики, коробки, которые должны быть чистыми и защищать документы от механических повреждений, осадков, света, высокой влажности, резкого нагревания и проникновения биологических вредителей. Можно упаковывать документы в пачки, используя плотную бумагу и шпагат, под который подкладывают полоски картона. Нельзя использовать тару, в которой находились продукты, поскольку она может быть заражена насекомыми, а насекомых в начальной стадии развития обнаружить трудно, даже имея специальные навыки.
Упакованные документы перевозят только в закрытом транспорте; пребывание на открытом воздухе, особенно в зимнее время, должно быть минимальным. В противном случае перед размещением в хранилище документы должны пройти акклиматизацию.
Документы, возвращаемые в библиотеку, обязательно должны быть осмотрены: проверяют физическое состояние и наличие биологического заражения.
|
|
